律師教你寫存證信函

已更新:1月10日

筆者曾經在企業待過幾年,發現似乎除了法務部門以外,其他部門能幫公司撰寫函文的人相當有限,送來法務部門請求撰擬函文的內容,多半與法律事務無關,而是大部分的人都以為,函文就是要用「文言文」的方式撰寫。


其實發函的重點在於:

  • 發函的目的為何?

  • 是否將意思準確的表達給對方,以達成前述目的?


存證信函其實就是普通的「函文」而已,只是透過比較中立的郵局「存證」,證明寄件人曾於某個時點將這封函文寄送出去。那為什麼我們需要寄存證信函呢?一般來說有兩個目的:

  • 為了符合法律上或契約上的通知要件

  • 為了讓對方正視您的訴求



法律上或契約上會有一些規定,需要當事人將意思表示送達予他方,而發生一定的效力:

如民法第254條規定:「契約當事人之一方遲延給付者,他方當事人得定相當期限催告其履行,如於期限內不履行時,得解除其契約。」、民法第258條:「解除權之行使,應向他方當事人以意思表示為之。


前述法條中,「催告」、「解除契約」都需要將意思送達予對方,才會發生預期的效力,雖然這裡用口頭的方式「催告」、或通知「解除契約」,並無不可,但卻可能事後難以舉證,若是用一般的書面通知,就算雙掛號可以證明對方確實有收到了,但雙掛號的信件內容為何,也無人知悉。因此,此時會建議以存證信函的方式處理。


存證信函的第二個目的,是為了讓對方正視您的訴求,您的存證信函,可能沒有打算達成前述的目的,但即便如此,當您把您的訴求以存證信函送達給對方以後,對方可能會認為您的下一步將採取正式的訴訟手段,可能因此正式您的訴求,並與您協商。


至於存證信函要怎麼撰寫呢?


首先,必須要以郵局提供的格式撰寫,郵局所提供的存證信函格式,可至以下連結下載(https://www.post.gov.tw/post/download/存證信函新格式10206.doc)。


其次,比較多人詢問的,應該就是內文的格式。


筆者比較習慣以一般公文的方式書寫,將存證信函列出「主旨」、「說明」兩大欄位,「主旨」用講述行文的目的,而「說明」則具體說明理由。


但其實內容並無一定的格式,重點還是在於您發函的目的,並且要讓您寫的出來。您可以無視我前述所說的,直接寫上「敬啟者:」,然後在後面寫出您想寫的內容;內容不一定要文鄒鄒的,您可以直接把您嘴裡想說的書寫上去即可。


當然,有時發函因法律上或契約上的規定,而發生一定的效力,若您不懂這些,建議您還是委託律師幫您撰寫,否則無論您說了多少,都是白搭。


有時,律師會評估案件需要,建議以律師的身分幫您發律師存證信函,此時因為是由律師出名發函的,在讓對方正視您的訴求這個目的上,將更加的有力。


撰擬完存證信函後,會影印數份簽名或蓋章。至於存證信函的份數,通常是「收件人(含副本收件人)的人數」,再加上二份(一份由自己留存,一份由郵局留存作為證據)。


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